Unsur-unsur Surat Penawaran

            Apabila kita perhatikan dengan cermat, baik surat pengajuan penawaran maupun surat balasan pengajuan penawaran, keduanya memiliki struktur formal. Struktur surat tersebut meliputi unsur-unsur berikut.

A.    Kepala Surat/ Kop Surat

(a)    Nama lembaga/ Instansi/ Organisasi. Penulisannya menggunakan huruf besar/ capital.

(b)   Alamat, kontak telepon, website/email jika ada. Penulisannya menggunakan huruf besar dan kecil.

B.     Tempat dan Tanggal Surat

Tempat dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi dan waktu ditulisnya surat. Apabila lokasi penulisan surat tersebut sudah dinyatakan dalam kepala surat, nama tempat tidak perlu dituliskan lagi.

C.     Nomor Surat

Nomor surat meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, angka bulan, dan tahun.

D.    Lampiran

Lampiran merupakan penjelas atas jumlah dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Lampiran berguna sebagai penunjuk bagi penerima surat tentang adanya keterangan-keterangan tambahan selain surat itu sendiri.

E.     Hal

Hal surat merupakan inti surat tersebut.

F.      Alamat Penerima Surat

Dalam sebuah surat ada dua jenis alamat, yaitu alamat luar dan alamat dalam. Dalam contoh surat yang ditulis Ladzidzan, alamat yang ditulis termasuk ke dalam alamat surat dalam. Oleh karena itu, penulisannya tidak didahului kata kepada.

G.    Salam Pembuka

Salam pembuka berfungsi sebagai bentuk penghormatan. Lazimnya menggunakan kata Dengan hormat yang diikuti dengan tanda baca koma (,). Salam pembuka lainnya yang digunakan oleh agama islam adalah Assalamualaikum warahmatullah wabarokatuhu,.

H.    Isi Surat

Terdiri dari bagian pembuka, isi atau maksud surat, dan penutup.  Isi surat merupakan bagian terpenting karena bagian tersebut merupakan wadah dari segala persoalan yang hendak disampaikan penulisnya.

I.       Salam Penutup

Salam penutup yang lazim dalam surat dinas adalah hormat saya, hormat kami, atau wassalam.

J.       Nama Jenis Pengirim

Pengirim surat adalah pihak yang menulis atau menyampaikan surat. Nama jelas oengirim biasanya dilengkapi dengan tanda tangan dan nama terang pembuat surat.